Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων

Τελευταία ενημέρωση: 1 Νοεμβρίου 2026

Αυτή η Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων ("ΣΕΔ") αποτελεί μέρος των Όρων Χρήσης μεταξύ εσάς ("Πελάτης", ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας) και της ZITA CH SINGLE MEMBER PRIVATE COMPANY, που λειτουργεί το Billino ("Εκτελών την Επεξεργασία"), εκπροσωπούμενης από τον Christos Zioutas. Διέπει κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που εκτελεί το Billino για λογαριασμό σας όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία — για παράδειγμα, τα ονόματα και τις διευθύνσεις των παραληπτών των τιμολογίων σας, στοιχεία σε αποδείξεις που ανεβάζετε, ή δεδομένα πελατών που συγχρονίζονται από συνδεδεμένο κατάστημα Shopify. Ισχύει αυτόματα παράλληλα με τους Όρους Χρήσης· δημιουργώντας λογαριασμό, αποδέχεστε αυτή τη ΣΕΔ για λογαριασμό της επιχείρησής σας.

Αντικείμενο και διάρκεια

Αντικείμενο είναι η επεξεργασία από το Billino προσωπικών δεδομένων που περιέχονται σε τιμολόγια, παραλήπτες τιμολογίων, αποδείξεις εξόδων και — όπου συνδέετε κατάστημα — δεδομένα παραγγελιών και πελατών Shopify. Η επεξεργασία συνεχίζεται όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός, και στη συνέχεια μόνο όσο απαιτείται για την ολοκλήρωση των υποχρεώσεων διαγραφής που περιγράφονται παρακάτω.

Φύση και σκοπός της επεξεργασίας

Συλλέγουμε, αποθηκεύουμε, δομούμε, ανακτούμε και διαβιβάζουμε τα παραπάνω προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά για την παροχή της υπηρεσίας Billino σύμφωνα με τις οδηγίες σας — δημιουργία, αποθήκευση και αποστολή τιμολογίων και εγγραφών εξόδων, καθώς και λειτουργίες με χρήση ΑΙ (όπως η σάρωση αποδείξεων), όπου επιλέγετε να τις χρησιμοποιήσετε. Δεν επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα για δικό μας σκοπό.

Κατηγορίες υποκειμένων και δεδομένων

Τα υποκείμενα των δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνουν τους πελάτες και τους παραλήπτες τιμολογίων σας, προμηθευτές που αναφέρονται σε αποδείξεις εξόδων, και — όπου υπάρχει σύνδεση — τους πελάτες του καταστήματός σας στο Shopify. Τα προσωπικά δεδομένα που εμπλέκονται είναι όσα επιλέγετε να συμπεριλάβετε — συνήθως ονόματα, διευθύνσεις, διευθύνσεις email και παρόμοια αναγνωριστικά στοιχεία σε τιμολόγια, παραλήπτες ή αποδείξεις.

Οι υποχρεώσεις μας ως εκτελούντος την επεξεργασία

• Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών σας — στην πράξη, λειτουργώντας το Billino όπως το ρυθμίζετε και το χρησιμοποιείτε — εκτός εάν το δίκαιο της ΕΕ ή κράτους μέλους απαιτεί διαφορετικά, οπότε θα σας ενημερώσουμε πριν την επεξεργασία, εκτός αν αυτό απαγορεύεται από τον νόμο.
• Όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας δεσμεύονται από εμπιστευτικότητα.
• Εφαρμόζουμε τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας που περιγράφονται παρακάτω.
• Αναθέτουμε σε υπο-εκτελούντες την επεξεργασία μόνο όπως περιγράφεται παρακάτω και παραμένουμε υπεύθυνοι για την απόδοσή τους.
• Σας παρέχουμε τα εργαλεία που περιγράφονται στην ενότητα «Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων» παρακάτω, ώστε να διεκπεραιώνετε απευθείας τα αιτήματα των πελατών σας βάσει του ΓΚΠΔ, και κατά τα λοιπά σας βοηθάμε, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας, όπου αυτό δεν επαρκεί.
• Θα σας βοηθάμε να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις σας σχετικά με την ασφάλεια της επεξεργασίας, την κοινοποίηση παραβιάσεων και τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις διαθέσιμες σε εμάς πληροφορίες.
• Με τη λήξη της παροχής υπηρεσιών, θα διαγράψουμε ή θα επιστρέψουμε, κατ' επιλογή σας, όλα τα προσωπικά δεδομένα και θα διαγράψουμε τυχόν αντίγραφα, εκτός εάν το δίκαιο της ΕΕ ή κράτους μέλους απαιτεί τη διατήρησή τους.
• Θα θέτουμε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την απόδειξη συμμόρφωσης με αυτή τη ΣΕΔ και θα επιτρέπουμε και θα συμβάλλουμε σε ελέγχους.

Οι υποχρεώσεις σας ως υπευθύνου επεξεργασίας

Είστε υπεύθυνοι για τη νομιμότητα των προσωπικών δεδομένων που εισάγετε στο Billino — συμπεριλαμβανομένης της ύπαρξης έγκυρης νομικής βάσης για τη συλλογή και την κοινοποίησή τους — καθώς και για το ότι οι οδηγίες που μας δίνετε (μέσω της χρήσης της υπηρεσίας) συμμορφώνονται με την ισχύουσα νομοθεσία προστασίας δεδομένων.

Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία

Μας παρέχετε γενική εξουσιοδότηση να αναθέτουμε σε υπο-εκτελούντες την επεξεργασία τους παρακάτω αναφερόμενους. Θα σας ενημερώνουμε εύλογα εκ των προτέρων για οποιαδήποτε αλλαγή, με δυνατότητα αντίρρησης.

Όπου ένας υπο-εκτελών βρίσκεται εκτός ΕΕ/ΕΟΧ χωρίς σχετική απόφαση επάρκειας, η διαβίβαση καλύπτεται από τις παραπάνω Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες.

Μέτρα ασφαλείας

Διατηρούμε τα ακόλουθα μέτρα, ανάλογα με τον κίνδυνο:

• Όλα τα δεδομένα τιμολογίων, παραληπτών και λογαριασμών φιλοξενούνται στην ΕΕ (Hetzner, Νυρεμβέργη / Φρανκφούρτη, Γερμανία).
• Όλη η κίνηση μεταξύ της συσκευής σας και των διακομιστών μας είναι κρυπτογραφημένη κατά τη μεταφορά (TLS).
• Ο διαχωρισμός μεταξύ λογαριασμών επιβάλλεται σε επίπεδο βάσης δεδομένων (row-level security) — κανένας λογαριασμός δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα άλλου λογαριασμού.
• Τα εκδοθέντα τιμολόγια είναι αμετάβλητα — δεν μπορούν να υποστούν καταστροφική επεξεργασία μετά την έκδοσή τους.
• Αυτοματοποιημένα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας.
• Η πρόσβαση στα συστήματα παραγωγής περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα μέλη της ομάδας, δεσμευμένα από εμπιστευτικότητα.
• Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων είναι ενεργοποιημένος, όπου υποστηρίζεται, για λογαριασμούς backend και υποδομής.
• Συλλέγονται αρχεία καταγραφής εφαρμογής και υποδομής για την υποστήριξη διερεύνησης περιστατικών.

Αιτήματα υποκειμένων δεδομένων

Μπορείτε να διεκπεραιώσετε ένα αίτημα βάσει του ΓΚΠΔ από οποιονδήποτε πελάτη σας απευθείας μέσα στην εφαρμογή, για κάθε παραλήπτη στον λογαριασμό σας:

• Εξαγωγή — κατεβάστε ό,τι τηρείται για αυτόν τον παραλήπτη, συμπεριλαμβανομένων των τιμολογίων του, τα οποία διατηρούμε για δικούς σας λογιστικούς και φορολογικούς σκοπούς.
• Διαγραφή — ανωνυμοποιούμε τα προσωπικά στοιχεία του παραλήπτη σε όλο τον λογαριασμό σας, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών τιμολογίων. Τα ίδια τα τιμολόγια δεν διαγράφονται: είναι νομικά και λογιστικά έγγραφα που πρέπει να διατηρούνται βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, και το δικαίωμα διαγραφής του ΓΚΠΔ δεν υπερισχύει αυτής της υποχρέωσης (άρθρο 17 παρ. 3 στοιχείο β). Ο αριθμός τιμολογίου, οι ημερομηνίες και τα ποσά παραμένουν αναλλοίωτα· το όνομα του παραλήπτη και άλλα αναγνωριστικά στοιχεία αντικαθίστανται.
• Χρονοδιάγραμμα — ένα αίτημα διαγραφής επεξεργάζεται άμεσα εάν το επιβεβαιώσετε, ή αυτόματα εντός 21 ημερών εάν δεν προβείτε σε ενέργεια, δίνοντάς σας πρώτα ένα διάστημα επανεξέτασης.

Αυτό καλύπτει τόσο αιτήματα που φτάνουν απευθείας σε εσάς όσο και αιτήματα που το Shopify προωθεί σε εμάς για λογαριασμό συνδεδεμένου καταστήματος.

Κοινοποίηση παραβίασης

Εάν αντιληφθούμε παραβίαση προσωπικών δεδομένων που επηρεάζει τα δεδομένα σας, θα σας ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Διαγραφή και επιστροφή δεδομένων

Με τη λήξη της παροχής υπηρεσιών, θα διαγράψουμε ή θα επιστρέψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, κατ' επιλογή σας, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος που αντικατοπτρίζει την κανονική εναλλαγή αντιγράφων ασφαλείας. Αυτό είναι ανεξάρτητο από το παραπάνω εργαλείο διαγραφής ανά πελάτη, το οποίο παραμένει διαθέσιμο καθ' όλη τη διάρκεια της συνεργασίας και υπόκειται στους ίδιους περιορισμούς λογιστικής διατήρησης.

Δικαιώματα ελέγχου

Θα θέτουμε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που είναι εύλογα απαραίτητες για την απόδειξη συμμόρφωσης με αυτή τη ΣΕΔ, και θα επιτρέπουμε ελέγχους — συμπεριλαμβανομένων επιθεωρήσεων — από εσάς ή ελεγκτή που ορίζετε, κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας και με εύλογη προειδοποίηση.

Ευθύνη, διάρκεια και εφαρμοστέο δίκαιο

Η ευθύνη βάσει αυτής της ΣΕΔ υπόκειται στον περιορισμό ευθύνης των Όρων Χρήσης μας. Αυτή η ΣΕΔ ισχύει όσο επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό σας και παραμένει σε ισχύ έως ότου ολοκληρωθούν οι παραπάνω υποχρεώσεις διαγραφής μας. Διέπεται από το γερμανικό δίκαιο, σύμφωνα με τους Όρους Χρήσης.

Επικοινωνία

Ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη ΣΕΔ ή την προστασία δεδομένων γενικότερα; Στείλτε email στη διεύθυνση support@billino.io.