Die erste eigene Rechnung zu schreiben fühlt sich seltsam offiziell an — und das zu Recht, denn eine Rechnung ist ein rechtliches Dokument. Gleichzeitig ist es kein Hexenwerk. Hier ist alles, was du wissen musst, um professionell und korrekt abzurechnen.
Was auf jede Rechnung muss
Das deutsche Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Die wichtigsten Pflichtangaben:
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift — bei Einzelunternehmern reicht der bürgerliche Name
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers — also deines Auftraggebers
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer — jede Nummer darf nur einmal vergeben werden
- Menge und Art der erbrachten Leistung — so genau, dass klar ist, was du gemacht hast
- Nettobetrag, angewandter Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Kleinunternehmen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Bruttobetrag (Rechnungsbetrag gesamt)
- Zahlungsziel — bis wann soll gezahlt werden?
Kleinunternehmer (unter 22.000 € Jahresumsatz im Vorjahr) müssen keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen aber folgenden Hinweis aufnehmen: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.”
Rechnungsnummern vergeben
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein — aber das Format kannst du selbst festlegen. Gängige Varianten:
- Einfache Nummerierung: 001, 002, 003 …
- Jahresnummer: 2026-001, 2026-002 … (reset jedes Jahr)
- Kundenkürzel: MUSTER-001, MUSTER-002 …
Lücken in der Nummerierung können beim Finanzamt Fragen aufwerfen. Stornierte Rechnungen solltest du als storniert kennzeichnen, nicht einfach löschen.
Das richtige Zahlungsziel setzen
Wie lange hast du dem Kunden Zeit, zu zahlen? Typische Formulierungen:
- „Zahlbar sofort” — bei kleinen Jobs oder neuen Kunden sinnvoll
- „Zahlungsziel: 14 Tage” — für schnelle Projekte oder bestehende Kundenbeziehungen
- „Zahlungsziel: 30 Tage” — der B2B-Standard, vor allem bei größeren Unternehmen
Bei Neukunden oder größeren Projekten ist eine Anzahlung (20–50 %) vor Projektstart empfehlenswert. Das schützt dich und signalisiert Professionalität.
Wann du die Rechnung schicken solltest
Schick die Rechnung so früh wie möglich — idealerweise am Tag der Leistungserbringung oder unmittelbar danach. Je länger du wartest, desto länger wartest du auf dein Geld. Buchhaltungsabteilungen arbeiten mit Zahlungsläufen; wer früh eingeht, wird früh bezahlt.
Was tun bei verspäteter Zahlung?
Auch mit klaren Zahlungszielen werden Rechnungen manchmal übersehen. Ein kurze, freundliche Erinnerung 1–2 Tage nach Fälligkeit ist völlig normal und professionell:
Betreff: Erinnerung – Rechnung Nr. 2026-042
Guten Tag [Name], anbei noch einmal meine Rechnung Nr. 2026-042 über [Betrag], fällig am [Datum]. Falls Fragen bestehen oder Sie andere Unterlagen benötigen, melde ich mich gerne. Herzliche Grüße
Bleibt die Zahlung weiter aus, folgt eine bestimmtere Mahnung — und schließlich eine Zahlungserinnerung mit Hinweis auf mögliche Schritte. Meistens klärt sich das lange davor.
Weniger Aufwand mit dem richtigen Tool
Billino erstellt rechtssichere Rechnungen in Sekunden — mit automatischer Nummerierung, korrekter Steuerausweisung und PDF-Export direkt zum Versand. Für Kleinunternehmer ist der entsprechende Hinweis mit einem Klick aktivierbar. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.