Deutschland vergibt Unternehmen und Freiberuflern mehrere verschiedene Identifikationsnummern — und es ist leicht, sie zu verwechseln. Dieser Guide erklärt, was jede Nummer ist, wer sie bekommt und wo sie hingehört.
Schnellübersicht
| Nummer | Format | Wofür? |
|---|---|---|
| Steuernummer | z. B. 12/345/67890 | Einkommensteuer, USt-Voranmeldung, Rechnungen |
| Identifikationsnummer (IdNr.) | 11 Ziffern | Persönliche Steuer-ID — nicht für Rechnungen |
| USt-IdNr. | DE + 9 Ziffern | EU-weite B2B-Rechnungen |
| W-IdNr. | DE + 9 Ziffern + -00001 | Neue einheitliche Unternehmens-ID |
Die Steuernummer
Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt vergeben — in der Regel nach dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Jede selbstständige Person, jeder Freiberufler und jedes Unternehmen in Deutschland hat eine.
Einsatzgebiet: Rechnungen im Inland (vor allem als Kleinunternehmer), Einkommensteuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen.
Das Format variiert je nach Bundesland — eine bayerische Steuernummer sieht anders aus als eine Berliner. Das ist normal und kein Fehler.
Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.)
Jede in Deutschland gemeldete Person bekommt vom Bundeszentralamt für Steuern eine 11-stellige IdNr. Sie ist dauerhaft — sie ändert sich nicht bei einem Umzug, Namensänderung oder bei der Gründung eines Unternehmens.
Wichtig: Die IdNr. regelt dein persönliches Verhältnis zum Finanzamt für die Einkommensteuer. Sie gehört nicht auf Rechnungen und ist für Geschäftspartner ohne Bedeutung.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Die USt-IdNr. beginnt mit DE gefolgt von 9 Ziffern (z. B. DE123456789). Sie wird vom BZSt auf Antrag vergeben und ist für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erforderlich, die Kunden in anderen EU-Ländern Rechnung stellen.
Wer sie braucht: Unternehmen und Freiberufler, die der Regelbesteuerung unterliegen und grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU tätigen. Kleinunternehmer nach §19 UStG brauchen sie in der Regel nicht.
Wie man sie bekommt: Online unter bzst.de, per Brief oder über ELSTER beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.)
Die W-IdNr. ist eine neue einheitliche Kennung, die jedem wirtschaftlich tätigen Menschen und jeder Organisation in Deutschland eine dauerhafte Unternehmens-ID gibt — unabhängig davon, welches Finanzamt zuständig ist.
Format
Die W-IdNr. besteht aus zwei Teilen:
- Basisnummer:
DEgefolgt von 9 Ziffern (z. B.DE123456789) - Tätigkeitscode: ein 5-stelliges Suffix, das mit
-00001für die erste wirtschaftliche Tätigkeit beginnt,-00002für eine zweite, usw.
Die vollständige Nummer sieht so aus: DE123456789-00001. Für die meisten Freiberufler und Einzelunternehmer bleibt es dauerhaft bei -00001.
Wer eine bekommt
Die W-IdNr. wird allen wirtschaftlich tätigen Personen und Organisationen vergeben, darunter:
- Freiberufler und Selbstständige
- Einzelunternehmen, Personengesellschaften, GmbHs, UGs und Aktiengesellschaften
- Arbeitnehmer mit steuerpflichtigem Nebenerwerb
- Vereine und Stiftungen, die Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt anbieten
Du brauchst keine W-IdNr., wenn du ausschließlich Einkünfte aus der privaten Vermietung von Immobilien, der Verwaltung privaten Vermögens oder einer vollständig steuerbefreiten gemeinnützigen Tätigkeit erzielst.
Wie man sie bekommt — kein Antrag nötig
Das BZSt vergibt die W-IdNr. automatisch. Du musst nichts unternehmen. Wenn du bereits eine USt-IdNr. hast, ist deine bestehende DE + 9-stellige Nummer gleichzeitig deine W-IdNr. Hast du keine USt-IdNr., bekommst du deine W-IdNr. über dein ELSTER-Konto oder per Post mitgeteilt.
Zeitplan der Einführung
Die Einführung läuft in Phasen:
- Ab November 2024: Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Kleinunternehmer
- Ab Q3 2025: Alle weiteren wirtschaftlich tätigen Personen
- Ab 2026: Separate Tätigkeitscodes für Personen mit mehreren angemeldeten wirtschaftlichen Tätigkeiten
Wenn du dein Unternehmen vor November 2024 angemeldet hast und noch keine W-IdNr. erhalten hast, wird sie wahrscheinlich noch bearbeitet — du musst nichts tun.
Wann du sie brauchst
Aktuell wird die W-IdNr. vor allem in der Kommunikation mit Behörden und bei offiziellen Meldungen verwendet. Langfristig wird sie im Impressum auf Websites und auf offiziellen Geschäftsdokumenten verlangt werden. Bis dahin erfüllen Steuernummer und USt-IdNr. diese Funktion auf Rechnungen weiterhin.
Wo du sie findest
- ELSTER-Konto → Dein Profil oder Stammdaten
- Offizielle Schreiben des BZSt nach der Vergabe
- Wenn du bereits eine USt-IdNr. hast, ist die Basisnummer (
DE+ 9 Ziffern) identisch
Was gehört auf die Rechnung?
| Situation | Nummer auf der Rechnung | Umsatzsteuer? |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Steuernummer | Nein — §19-Hinweis erforderlich |
| Freiberufler/Unternehmen, regelbesteuert | USt-IdNr. (empfohlen) oder Steuernummer | Ja |
| B2B-Rechnung an EU-Unternehmen | USt-IdNr. (eigene und des Empfängers) | Nein — Reverse Charge |
Die W-IdNr. ist auf Rechnungen bisher nicht vorgeschrieben. Verwende weiterhin deine Steuernummer oder USt-IdNr. wie gewohnt.
In Billino eintragen
Trage deine Steuernummer oder USt-IdNr. in dein Absenderprofil in Billino ein. Billino druckt sie automatisch auf jede Rechnung. Wenn du Kleinunternehmer bist, aktiviere diese Option in deinem Profil — Billino fügt den gesetzlich vorgeschriebenen §19-UStG-Hinweis automatisch auf allen Rechnungen ein.
