Eine GmbH oder UG zu gründen bedeutet, mehrere Behörden in einer festen Reihenfolge zu durchlaufen. Die gute Nachricht: Der Prozess ist in den letzten Jahren deutlich schneller geworden — was früher zwei Monate dauerte, ist heute in drei bis vier Wochen erledigt. Dieser Leitfaden erklärt jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge.
GmbH oder UG — was passt zu mir?
Beide Rechtsformen bieten beschränkte Haftung. Der Hauptunterschied liegt im Mindeststammkapital:
| GmbH | UG | |
|---|---|---|
| Mindeststammkapital | 25.000 € | 1 € (praktisch: ab 500 €) |
| Kapitalart | Bar oder Sacheinlagen | Nur bar |
| Gewinnthesaurierung | Keine Pflicht | 25 % bis 25.000 € erreicht sind |
| Außenwirkung | Etabliert, investorentauglich | Startup-freundlich |
| Weiterer Weg | — | Wird zur GmbH bei 25.000 € |
Eine UG eignet sich, wenn du mit wenig Kapital starten möchtest. Eine GmbH signalisiert finanzielle Stabilität und wird von größeren Kunden und Investoren oft erwartet. Die meisten Erstgründer in Deutschland starten mit einer UG.
Schritt 1 — Notar buchen
Jede GmbH- oder UG-Gründung erfordert eine notarielle Beurkundung. Daran führt in Deutschland kein Weg vorbei.
Nutze das Musterprotokoll. Für bis zu drei Gesellschafter und einen Geschäftsführer mit gleichen Anteilen reicht das gesetzliche Musterprotokoll aus — und ist deutlich günstiger als ein individueller Gesellschaftsvertrag. Wenn du eine komplexere Beteiligungsstruktur, Vesting-Klauseln oder mehrere Geschäftsführer mit unterschiedlichen Befugnissen benötigst, brauchst du einen individuellen Gesellschaftsvertrag.
Kosten: ca. 250–400 € für eine Musterprotokoll-Gründung. Individuelle Verträge variieren je nach Aufwand.
Notarsuche: Auf notar.de findest du Notare in deiner Nähe. Bring einen gültigen Reisepass mit.
Online-Gründung: Mehrere Dienstleister (z. B. Firma.de oder easyFounder) bieten heute teil- oder volldigitale Gründungen an, die den Notarprozess für dich koordinieren. Das kostet mehr, reduziert aber den organisatorischen Aufwand erheblich.
Schritt 2 — Bankkonto im Status „i.G.” eröffnen
Bevor der Notar deine Anmeldung beim Handelsregister einreichen kann, musst du das Stammkapital auf ein eigens dafür eröffnetes Konto einzahlen. Solange deine Gesellschaft gegründet, aber noch nicht eingetragen ist, existiert sie als Gesellschaft in Gründung — abgekürzt i.G. — und benötigt ein entsprechendes Konto.
Qonto ist heute für die meisten Gründer die einfachste Option. Es ist eine Business-Neobank, die die i.G.-Kontoeröffnung vollständig online ermöglicht — ohne Filialbesuch. Sobald du das Kapital eingezahlt und die Einzahlungsbestätigung erhalten hast, gibst du diese an den Notar weiter. Qonto dient danach auch als dein reguläres Geschäftskonto.
Traditionelle Banken wie Deutsche Bank oder Commerzbank bieten ebenfalls i.G.-Konten an, verlangen aber in der Regel einen persönlichen Termin in der Filiale, was zusätzlich ein bis zwei Wochen kosten kann.
Was du für das i.G.-Konto brauchst:
- Deinen Gesellschaftsvertragsentwurf oder die unterzeichnete notarielle Urkunde
- Gültiger Reisepass aller Gesellschafter
- Adressnachweis
Zahle das gesamte Stammkapital ein (25.000 € für die GmbH, deinen gewählten Betrag für die UG). Die Bank stellt eine Einzahlungsbestätigung aus, die an den Notar geht.
Schritt 3 — Handelsregister
Sobald der Notar die unterzeichnete Urkunde und die Einzahlungsbestätigung hat, reicht er die Anmeldung beim Handelsregister ein. Das läuft über den Notar — du hast damit keinen direkten Kontakt.
Zeitraum: Die Eintragung dauert in der Regel ein bis drei Wochen, je nach Bundesland. Berlin und München hatten historisch gesehen längere Wartezeiten, andere Bundesländer sind oft schneller. Die Zahlung der Gerichtsgebühr (ca. 150 € für eine Einpersonen-UG) löst die Bearbeitung aus. Dieser Schritt war früher der größte Engpass — er hat sich verbessert, variiert aber weiterhin.
Nach der Eintragung existiert deine Gesellschaft offiziell. Du erhältst den Handelsregisterauszug — bewahre ihn gut auf, du wirst ihn immer wieder benötigen.
Schritt 4 — Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt
Die meisten Unternehmen müssen ihr Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Das ist ein eigenständiger Schritt nach der Handelsregistereintragung.
In den meisten Städten ist die Anmeldung online über das Stadtportal möglich. Du wählst dabei eine Gewerbeart:
- Industrie — produzierende Tätigkeiten
- Handel — Einzel- oder Großhandel
- Dienstleistungen — Dienstleistungen aller Art
- Handwerk — handwerkliche Tätigkeiten
Wenn deine Tätigkeit mehrere Bereiche umfasst oder du unsicher bist, ruf dein Gewerbeamt direkt an — sie beraten dich kostenlos. Die Gebühr liegt je nach Stadt bei ca. 20–60 €.
Freiberufler sind ausgenommen. Wer einen anerkannten freien Beruf ausübt (z. B. Rechtsanwälte, Ärzte, Architekten, bestimmte IT-Berater, Grafiker), ist nicht gewerbepflichtig und meldet sich stattdessen direkt beim Finanzamt an.
Schritt 5 — Steuerregistrierung beim Finanzamt
Nach der Handelsregistereintragung meldest du dein Unternehmen beim zuständigen Finanzamt steuerlich an. Das geschieht über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du über ELSTER (das deutsche Steuerportal) einreichst.
Ein Steuerberater ist empfehlenswert, wenn du mit dem deutschen Steuerrecht nicht vertraut bist. Ein guter Steuerberater füllt den Fragebogen für dich aus, berät dich, ob du von Anfang an umsatzsteuerpflichtig sein oder die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest (kein Umsatzsteuerausweis bis 25.000 € Jahresumsatz), und übernimmt die gesamte Kommunikation mit dem Finanzamt.
Deine Steuernummer erhältst du in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen. Wenn du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) für EU-grenzüberschreitende Rechnungen benötigst, beantrage sie gleichzeitig oder kurz danach beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Eine ausführliche Erklärung aller deutschen Steuer-IDs und der neuen W-IdNr. findest du in unserem Guide zu deutschen Unternehmens-IDs.
Schritt 6 — IHK-Mitgliedschaft
Sobald dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, wirst du automatisch Mitglied der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK). Du erhältst einen Brief mit deinen Mitgliedsdaten und einer Rechnung.
Der jährliche Grundbeitrag für kleine Unternehmen liegt bei ca. 80 €. Eine Befreiung von der IHK-Mitgliedschaft ist nicht möglich.
Wichtig: Das Impressum
Jede geschäftliche Website in Deutschland muss ein rechtlich korrektes Impressum enthalten. Es muss folgendes beinhalten: Unternehmensname und Rechtsform, Geschäftsadresse, Name des Geschäftsführers, Handelsregisternummer sowie Steuernummer oder USt-IdNr.
Vorsicht vor gefälschten Rechnungen. Nach der Registrierung versenden unseriöse Unternehmen offiziell aussehende Rechnungen für „Handelsregistereinträge” oder „Branchenverzeichnisse”. Diese stammen nicht von einer Behörde. Wenn du einen unbekannten Brief erhältst, lass ihn übersetzen, bevor du irgendetwas bezahlst.
Zeitplan im Überblick
| Schritt | Typische Dauer |
|---|---|
| Notartermin | 1–3 Tage Vorlauf |
| i.G.-Bankkonto (z. B. Qonto) | 1–5 Tage |
| Kapitaleinzahlung + Bankbestätigung | Gleicher Tag |
| Einreichung beim Handelsregister durch Notar | Gleicher Tag nach Urkunde + Einzahlung |
| Bearbeitung Handelsregister | 1–3 Wochen |
| Gewerbeanmeldung | Gleicher Tag (online) |
| Steuerregistrierung (Finanzamt) | 1–2 Wochen für Steuernummer |
| Gesamt | 3–5 Wochen |
In Billino eintragen
Sobald du deine Steuernummer oder USt-IdNr. hast, trägst du sie in dein Absenderprofil in Billino ein. Sie erscheint automatisch auf jeder Rechnung zusammen mit Unternehmensname und Adresse — das ist nach deutschem Recht Pflicht. Wenn du in der Kleinunternehmerphase bist, aktiviere diese Option in deinem Profil, und Billino fügt den gesetzlich vorgeschriebenen §19-UStG-Hinweis automatisch auf allen Rechnungen ein.
