Τιμολόγιο, απόδειξη και προσφορά μπερδεύονται εύκολα γιατί αφορούν όλα χρήματα και πελάτες. Αλλά το καθένα εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό, εκδίδεται σε διαφορετικό σημείο της διαδικασίας και έχει διαφορετικό νομικό βάρος.
Προσφορά
Μια προσφορά είναι μια υπό αίρεση πρόταση — περιγράφει τι θα παραδώσεις και σε ποια τιμή, πριν αρχίσει οποιαδήποτε εργασία. Ο πελάτης μπορεί να την αποδεχτεί, να την απορρίψει ή να διαπραγματευτεί.
Μια προσφορά δεν είναι δεσμευτική μέχρι να γίνει αποδεκτή. Με την αποδοχή, γίνεται η βάση της σύμβασης μεταξύ σας. Φύλαξε τις αποδεκτές προσφορές — σε περίπτωση διαφοράς για πληρωμή, είναι η απόδειξή σου για αυτό που συμφωνήθηκε.
Οι προσφορές ισχύουν συνήθως για 30 ημέρες εκτός αν ορίζεις αλλιώς. Η συμπερίληψη ημερομηνίας λήξης σε μεγάλα έργα σε προστατεύει από πελάτη που επιστρέφει μήνες αργότερα απαιτώντας την ίδια τιμή.
Τιμολόγιο
Το τιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής για εργασία που έχει ήδη παραδοθεί (ή πρόκειται να παραδοθεί βάσει συμφωνίας). Είναι η επίσημη απαίτηση χρημάτων — και στις περισσότερες χώρες, νομικό έγγραφο που υποχρεούσαι να εκδίδεις για φορολογητέες συναλλαγές.
Η έκδοση τιμολογίου δημιουργεί υποχρέωση πληρωμής. Μόλις σταλεί, ο πελάτης οφείλει νομικά το ποσό που αναγράφεται. Πρέπει να περιέχει υποχρεωτικά στοιχεία: τα πλήρη στοιχεία σου, μοναδικό αριθμό τιμολογίου, περιγραφή της παρεχόμενης υπηρεσίας, ΦΠΑ (αν εφαρμόζεται) και τα στοιχεία πληρωμής σου.
Το τιμολόγιο δεν είναι απόδειξη ότι έγινε η πληρωμή. Λέει «μου οφείλεις αυτό» — όχι «το έλαβα».
Απόδειξη
Η απόδειξη επιβεβαιώνει ότι η πληρωμή έχει ληφθεί. Εκδίδεται μετά την είσπραξη των χρημάτων — όχι όταν στέλνεις το τιμολόγιο.
Σε πολλές συναλλαγές, ένα σωστά διατυπωμένο τιμολόγιο με σημείωση «Εξοφλήθηκε» (ημερομηνία και τρόπος πληρωμής) λειτουργεί ως απόδειξη. Αυτόνομη απόδειξη ζητείται μερικές φορές από πελάτες που χρειάζονται εσωτερική τεκμηρίωση.
Για μετρητά, η έκδοση απόδειξης είναι υποχρεωτική στην Ελλάδα μέσω ΦΤΜ ή τήρησης βιβλίων — ακόμα και αν έχει εκδοθεί ξεχωριστό τιμολόγιο.
Πότε εμφανίζεται το κάθε έγγραφο;
| Στάδιο | Έγγραφο |
|---|---|
| Πριν αρχίσει η εργασία | Προσφορά |
| Η εργασία παραδόθηκε, αναμένεται πληρωμή | Τιμολόγιο |
| Η πληρωμή επιβεβαιώθηκε | Απόδειξη |
Τι είναι το proforma τιμολόγιο;
Ένα proforma τιμολόγιο δεν είναι πραγματικό τιμολόγιο — είναι μια προσφορά σε μορφή τιμολογίου. Τράπεζες, τελωνεία και ορισμένοι πελάτες το ζητούν πριν υπάρχει επίσημη ανάθεση. Δεν έχει ΦΠΑ, δεν δημιουργεί υποχρέωση πληρωμής και δεν πρέπει ποτέ να καταγράφεται ως έσοδο.
Στο Billino
Με το Billino δημιουργείς προσφορές, τιμολόγια και ακυρωτικά τιμολόγια από την ίδια διεπαφή. Μια προσφορά μετατρέπεται σε τιμολόγιο με ένα πάτημα. Κάθε τιμολόγιο περιέχει όλα τα υποχρεωτικά πεδία — συμπεριλαμβανομένης της σημείωσης για μικρές επιχειρήσεις αν την έχεις ενεργοποιήσει στο προφίλ αποστολέα σου.
