Rechnung, Quittung und Angebot sind leicht zu verwechseln, weil sie alle Geld und Auftraggeber betreffen. Aber jedes Dokument erfüllt eine andere Aufgabe, existiert an einem anderen Punkt im Ablauf und hat ein anderes rechtliches Gewicht.
Angebot
Ein Angebot ist ein bedingtes Versprechen — es beschreibt, was du lieferst und zu welchem Preis, bevor irgendeine Arbeit beginnt. Der Auftraggeber kann es annehmen, ablehnen oder verhandeln.
Ein Angebot ist erst dann verbindlich, wenn der Auftraggeber es annimmt. Mit der Annahme wird es zur Grundlage eures Vertrags. Hebe angenommene Angebote auf — bei einem Zahlungsstreit ist das dein Nachweis darüber, was zu welchem Preis vereinbart war.
Angebote sind in der Regel 30 Tage gültig, sofern du nichts anderes angibst. Bei größeren Projekten schützt ein konkretes Ablaufdatum davor, dass ein Auftraggeber Monate später denselben Preis erwartet.
Rechnung
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung für bereits erbrachte (oder vereinbarte) Leistungen. Sie ist die formelle Forderung nach Bezahlung — und nach §14 UStG ein Dokument, das du für steuerpflichtige Umsätze ausstellen musst.
Mit Ausstellung der Rechnung entsteht die Zahlungspflicht des Auftraggebers. Sie muss alle Pflichtangaben enthalten: deine vollständigen Angaben, eine eindeutige Rechnungsnummer, eine Leistungsbeschreibung, den Steuerausweis und deine Bankverbindung. Fehlen Pflichtangaben, kann die Rechnung steuerrechtlich unwirksam sein.
Eine Rechnung ist kein Zahlungsbeleg. Sie sagt: „Du schuldest mir diesen Betrag” — nicht: „Ich habe ihn erhalten.”
Quittung
Eine Quittung bestätigt, dass eine Zahlung eingegangen ist. Sie wird nach dem Geldeingang ausgestellt — nicht beim Versand der Rechnung.
In vielen Fällen funktioniert eine korrekt ausgestellte Rechnung mit Bezahlt-Vermerk (Datum und Zahlungsweg) gleichzeitig als Quittung. Eine eigenständige Quittung wird manchmal von Auftraggebern verlangt, die Zahlungen in ihrem System einzeln abgleichen müssen.
Bei Barzahlungen ist eine Quittung nach §368 BGB gesetzlich verpflichtend — auch wenn bereits eine Rechnung existiert.
Wann erscheint welches Dokument?
| Zeitpunkt | Dokument |
|---|---|
| Vor Beginn der Arbeit | Angebot |
| Leistung erbracht, Zahlung erwartet | Rechnung |
| Zahlung bestätigt eingegangen | Quittung |
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine echte Rechnung — sie ist ein Angebot im Rechnungsformat. Banken, Zollbehörden und manche Auftraggeber verlangen sie, bevor eine formelle Beauftragung besteht. Sie enthält keine Umsatzsteuer, begründet keine Zahlungspflicht und darf nie als Einnahme gebucht werden.
In Billino
Mit Billino erstellst du Angebote, Rechnungen und Stornorechnungen aus derselben Oberfläche. Ein Angebot lässt sich mit einem Tippen in eine Rechnung umwandeln. Jede Rechnung enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben — inklusive §19-UStG-Hinweis, wenn du das in deinem Absenderprofil aktiviert hast.
