Das deutsche Rechnungsrecht stellt konkrete Anforderungen — §14 UStG schreibt Pflichtangaben vor, die in den meisten generischen Rechnungsvorlagen fehlen. Dieser Vergleich zeigt, welche Tools Freelancer in Deutschland tatsächlich nutzen, was jedes davon kann und wo es an Grenzen stößt.
Was ein Rechnungsprogramm für Deutschland können muss
Jede Rechnung muss Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Leistungsdatum, den Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt sowie den Bruttobetrag enthalten. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Empfänger die Rechnung zu Recht zurückschicken.
Wer unter der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) arbeitet, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer — muss aber auf jeder Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Ein Tool, das das nicht automatisch unterstützt, zwingt dich dazu, diesen Text jedes Mal manuell einzutragen. Wer das einmal vergisst, hat ein Problem.
Darüber hinaus: Lässt sich in unter zwei Minuten ein rechtskonformes PDF erstellen? Sind SEPA-Zahlungsdaten vorgesehen? Gibt es einen Export für den Steuerberater?
Die Tools im Überblick
Lexoffice
Marktführer bei Freelancern und kleinen Unternehmen in Deutschland. Lexoffice deckt neben der Rechnungsstellung vollständige Buchhaltung ab: Bankanbindung, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export für den Steuerberater. Wer Einnahmen, Ausgaben und Jahresabschluss in einem browserbasierten Tool verwalten möchte, findet hier alles.
Die Kehrseite: Kosten und Komplexität. Du zahlst für Buchhaltungsfunktionen, die du in den ersten Jahren vermutlich nicht brauchst — und die Oberfläche spiegelt diesen Umfang wider.
Geeignet für: Freelancer, die Rechnungsstellung und Buchhaltung in einem Tool wollen.
sevDesk
Ähnlich positioniert wie Lexoffice, mit starkem DATEV-Export und Buchhaltungsfunktionen. Ebenfalls browserbasiert, etwas stärker buchhaltungsorientiert — die Rechnungsstellung ist eine Funktion unter vielen. Kleinunternehmer-Rechnungen werden unterstützt. Die Preisgestaltung ist mit Lexoffice vergleichbar.
Geeignet für: Freelancer, die von Anfang an DATEV-kompatible Exporte brauchen.
FastBill
Stärker auf Rechnungsstellung fokussiert als Lexoffice oder sevDesk, mit übersichtlicherer Oberfläche und weniger Buchhaltungsfunktionen. Als Browser-Tool und mobile App verfügbar. Kleinunternehmer-Rechnungen und Steuerberater-Export werden unterstützt.
Geeignet für: Freelancer, die mehr Struktur als ein einfaches Tool wollen, aber keine vollständige Buchhaltung brauchen.
Zervant
Hat eine kostenlose Basisversion. Einfache, übersichtliche Rechnungserstellung mit PDF-Export. Im kostenlosen Plan muss der §19-Hinweis manuell eingetragen werden — er erscheint nicht automatisch. Keine Buchhaltungsfunktionen. Funktioniert, wenn die Rechnungsstellung unkompliziert ist und du kostenlos starten möchtest.
Geeignet für: Freelancer am Anfang, die erst testen wollen.
Accountable
Mobile App und Web-Tool für Rechnungsstellung, Buchhaltung und Steuererklärung für Selbstständige in Deutschland. Der kostenlose Plan umfasst bis zu fünf Dokumente; kostenpflichtige Pläne beginnen ab ca. €15,50/Monat, mit einem eigenen Tarif für Kleinunternehmer. Neben Rechnungen erledigt Accountable auch Umsatzsteuervoranmeldungen und Einkommensteuererklärungen direkt — sinnvoll für alle, die ihre Steuerpflichten selbst übernehmen und keinen Steuerberater beauftragen möchten. Außerdem werden E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL) unterstützt, was angesichts der schrittweise verpflichtenden B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland zunehmend relevant wird.
Geeignet für: Freelancer, die Rechnungsstellung und Steuererklärung in einem Tool wollen und keinen Steuerberater beauftragen möchten.
Shine
Rechnungsstellung, Belegerfassung und Banking in einem Tool, ausgerichtet auf Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer in Deutschland. Du kannst Belege scannen, Bankumsätze automatisch synchronisieren und offene Rechnungen sowie Umsatzsteuerpflichten in einem Dashboard überblicken. Es gibt eine kostenlose Basisversion, kostenpflichtige Tarife beginnen ab ca. €9/Monat.
Geeignet für: Freelancer, die Rechnungsstellung, Ausgaben und Banking an einem Ort verbinden wollen.
Billino
Mobile App (iOS und Android), entwickelt für Freelancer, die unterwegs Rechnungen stellen. Unterstützt Kleinunternehmer-Rechnungen mit automatischem §19-UStG-Hinweis, erstellt rechtskonforme PDFs und speichert dein Absenderprofil — die Pflichtangaben erscheinen auf jeder Rechnung automatisch, ohne sie neu eingeben zu müssen. Keine Buchhaltungsfunktionen — Billino macht Rechnungen, das war’s.
Geeignet für: Freelancer, die in unter zwei Minuten eine rechtssichere Rechnung vom Handy verschicken wollen.
Kurzvergleich
| Tool | Kleinunternehmer | Am besten für |
|---|---|---|
| Lexoffice | Automatisch | Rechnung + Buchhaltung |
| sevDesk | Automatisch | Rechnung + DATEV-Export |
| FastBill | Automatisch | Rechnungsfokussiert |
| Zervant | Manuell | Kostenloser Einstieg |
| Accountable | Automatisch | Rechnung + Steuererklärung |
| Shine | Automatisch | Rechnung + Banking |
| Billino | Automatisch | Mobile Freelancer |
Wie du das richtige Tool wählst
Fang damit an, was du heute wirklich brauchst. Wenn du Rechnungen verschickst und dein Steuerberater die Buchhaltung übernimmt, brauchst du kein vollständiges Buchhaltungsprogramm — das bedeutet höhere Kosten und mehr Komplexität für Funktionen, die du nicht nutzt. Wenn du Ausgaben selbst verwalten und Umsatzsteuervoranmeldungen selbst erstellen willst, sind Lexoffice, sevDesk oder Accountable die richtige Wahl.
Die meisten Freelancer am Anfang überschätzen, wie viel Software sie brauchen. Ein Tool, das ein PDF mit allen Pflichtangaben erzeugt — und bei Bedarf den §19-Hinweis automatisch einfügt — reicht oft für die ersten Jahre.
In Billino
Trag deine Steuernummer oder USt-IdNr. in dein Absenderprofil ein — sie erscheint dann auf jeder Rechnung automatisch. Aktivierst du die Kleinunternehmer-Option, fügt Billino den §19-UStG-Hinweis automatisch hinzu, ohne dass du etwas manuell eintragen musst.
