Die erste Rechnung fühlt sich seltsam einschüchternd an. Du hast die Arbeit erledigt — jetzt brauchst du ein Dokument, das rechtlich standhält, die Buchhaltung des Kunden ohne Rückfragen passiert und dazu führt, dass Geld auf deinem Konto ankommt. Hier ist alles, was dieses Dokument enthalten muss.
Pflichtangaben nach §14 UStG
In Deutschland sind die Mindestanforderungen an eine Rechnung gesetzlich geregelt. Fehlen Angaben, kann der Empfänger die Rechnung zurückschicken oder die Vorsteuer nicht geltend machen — was den Zahlungsprozess verzögert.
Jede Rechnung muss enthalten:
- Deinen vollständigen Namen und deine Anschrift — oder Firmennamen und Firmenanschrift
- Den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers — die exakte juristische Bezeichnung des Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr. — welche das ist, hängt von deiner steuerlichen Situation ab (dazu gleich mehr)
- Ausstellungsdatum der Rechnung — wann du die Rechnung erstellt hast
- Fortlaufende Rechnungsnummer — einmalig, nie wiederholt
- Leistungszeitraum oder -datum — wann die Leistung erbracht wurde (kann vom Rechnungsdatum abweichen)
- Beschreibung der Leistung — so genau, dass auch jemand ohne Projektwissen versteht, was geliefert wurde
- Nettobetrag — der Betrag vor Steuer
- Angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis
- Bruttobetrag (Gesamtbetrag)
- Deine Zahlungsdetails — IBAN und BIC für Überweisungen
Bei Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen) gelten vereinfachte Anforderungen — dort reichen Rechnungsdatum, Absender, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz.
Vorgeschlagenes Layout
Es gibt kein vorgeschriebenes Format, aber diese Struktur funktioniert zuverlässig:
- Deine Daten (oben links) — Name, Adresse, E-Mail, Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsmetadaten (oben rechts) — Bezeichnung „Rechnung”, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum
- Kundendaten — vollständiger Firmenname und Adresse des Empfängers
- Positionstabelle — Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag je Position
- Summenblock — Nettobetrag, Steuerbetrag (falls ausgewiesen), Bruttobetrag
- Zahlungsdetails — IBAN und BIC
Rechnungsnummern
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und einmalig sein — keine Lücken, keine Wiederholungen. Das Format kannst du selbst wählen:
| Format | Beispiel | Geeignet für |
|---|---|---|
| Einfache Folge | 001, 002, 003 | Berufseinsteiger |
| Jahrespräfix | 2026-001, 2026-002 | Jährlicher Neustart, einfach prüfbar |
| Kundenpräfix | ACME-001, ACME-002 | Viele Kunden, hohe Frequenz |
Rechnungen dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden. Wenn du einen Fehler gemacht hast, stellst du eine Stornorechnung (Gutschrift) aus, die die fehlerhafte Rechnung aufhebt, und erstellst anschließend eine korrigierte Rechnung mit neuer Nummer. Das Finanzamt erwartet eine lückenlose Abfolge — Nummernlücken fallen bei Betriebsprüfungen auf.
Umsatzsteuer — musst du sie ausweisen?
Nur wenn du der Regelbesteuerung unterliegt. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG (Jahresumsatz unter 25.000 €) stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer und fügst stattdessen diesen Hinweis ein:
„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
Wenn du regelbesteuert bist, musst du:
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag als separate Positionen ausweisen
- Deine USt-IdNr. auf der Rechnung angeben
- Niemals Umsatzsteuer ausweisen ohne gültige USt-IdNr.
Eine vollständige Erklärung findest du in unserem Umsatzsteuer-Guide.
Welche Steuernummer gehört auf die Rechnung?
Das ist der häufigste Fehler bei der ersten Rechnung. In Deutschland gibt es drei verschiedene Steuer-IDs — und nur eine davon gehört auf Rechnungen:
- Steuernummer (z. B.
1234567890) → auf die Rechnung, wenn du Kleinunternehmer bist - USt-IdNr. (z. B.
DE123456789) → auf die Rechnung, wenn du regelbesteuert bist - Identifikationsnummer (IdNr.) → persönliche Steuer-ID, gehört nicht auf Rechnungen
Welche Nummern du hast, wo du sie findest und was sie bedeuten, erklärt unser Guide zu deutschen Unternehmens-IDs.
Wann die Rechnung senden?
Sofort nach Abschluss der Arbeit. Nicht am nächsten Tag, nicht zum Monatsende — direkt. Buchhaltungen bearbeiten Rechnungen in Stapeln; je früher deine Rechnung eingeht, desto früher wird sie im nächsten Zahlungslauf berücksichtigt.
Bei laufenden Projekten oder Retainern: wähle einen festen Tag im Monat und halte ihn konsequent ein.
E-Rechnung
Seit 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2028 gilt die Sendepflicht für alle — auch für Kleinunternehmer. Eine E-Rechnung sieht für dich aus wie ein normales PDF; die Konformität steckt im Dateiformat. Was das genau bedeutet und wen es wann betrifft, erklärt unser Guide zu Was ist eine E-Rechnung?.
In Billino
Trage deine Steuernummer oder USt-IdNr. in dein Absenderprofil ein — Billino druckt sie automatisch auf jede Rechnung. Wenn du Kleinunternehmer bist, aktiviere diese Option in deinem Profil und Billino fügt den §19-Hinweis automatisch ein. Jede Rechnung ist ein korrekt formatiertes PDF, direkt versandbereit.
