Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die die Buchhaltungssoftware deines Auftraggebers automatisch einlesen und verarbeiten kann — ohne dass jemand die Zahlen manuell abtippen muss. Für Rechnungen an Behörden ist das in der EU schon länger Pflicht. Jetzt bringen einzelne Länder diese Anforderung auch ins normale B2B-Geschäft.
Wenn du als Freiberufler oder kleines Unternehmen in Europa tätig bist, kommt das auf dich zu. Hier ist, was es bedeutet.
Was ist denn konkret anders?
Ein normales PDF ist ein Dokument, das ein Mensch liest. Eine E-Rechnung ist so aufgebaut, dass auch Software sie lesen kann — sie enthält strukturierte Daten, die direkt in Buchhaltungsprogramme importiert werden können.
Das gängige Format dafür heißt ZUGFeRD (Deutschland) oder Factur-X (Frankreich) — beides Namen für denselben europäischen Standard. Das Dokument sieht aus wie ein normales PDF, wenn du es öffnest. Dein Auftraggeber kann es direkt in sein Buchhaltungssystem laden, ohne etwas abzutippen.
Für dich ändert sich am Ablauf nichts. Die Datei kann einfach mehr als ein normales PDF.
Warum passiert das jetzt?
Die EU arbeitet seit 2019 daran, E-Rechnungen im öffentlichen Bereich verpflichtend zu machen. Die Logik: Maschinenlesbare Rechnungen gehen nicht verloren, werden schneller bearbeitet, und Steuerbehörden können sie viel einfacher prüfen. Deutschland ist am weitesten — aber Österreich, Frankreich, Belgien und andere laufen parallel. Auf EU-Ebene gibt es außerdem die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age), die grenzüberschreitende E-Rechnungen für alle Mitgliedstaaten vorsieht.
Wann trifft es wen?
Deutschland — der konkreteste Zeitplan:
- Seit Januar 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können. Wenn ein Auftraggeber dir eine schickt, kannst du sie nicht mehr ablehnen.
- Ab Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze versenden.
- Ab Januar 2028: Alle Unternehmen, unabhängig von der Größe, müssen E-Rechnungen versenden.
Österreich — E-Rechnungen an Bundesbehörden sind seit 2014 Pflicht (ebInterface-Format). Eine B2B-Pflicht wird erwartet, sobald das EU-Rahmenwerk steht.
Frankreich — rollt B2B-E-Rechnungen ab 2026 aus, zuerst für Großunternehmen, bis 2027 für alle.
Zypern, Griechenland und andere — nationale Programme sind in unterschiedlichen Entwicklungsphasen. In den meisten EU-Ländern ist eine Pflicht in den nächsten 2–3 Jahren realistisch.
Der gemeinsame Nenner: Das ist keine deutsche Besonderheit. Es ist eine gesamteuropäische Entwicklung in unterschiedlichem Tempo.
Was bedeutet „konform”?
Für die deutsche B2B-Pflicht muss eine Rechnung dem Standard EN 16931 entsprechen — dem europäischen E-Rechnungsstandard, den Deutschland, Frankreich und die meisten EU-Länder als Grundlage verwenden. ZUGFeRD und Factur-X sind beide Umsetzungen von EN 16931.
Praktisch gesprochen: Wenn dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder Factur-X erzeugt, bist du für Deutschland abgedeckt. Da alle EU-Länder auf denselben Grundstandard hinarbeiten, gilt das auch für andere Märkte.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
In Deutschland: ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig vom Umsatzsteuerstatus. Die Sendepflicht ab 2027/2028 gilt ebenfalls für Kleinunternehmer nach §19 UStG.
Die Rechnung zeigt weiterhin keine Umsatzsteuer — aber sie muss im konformen Format ausgestellt sein.
Was musst du jetzt tun?
Sofort, wenn du in Deutschland bist: Stelle sicher, dass du E-Rechnungen empfangen kannst. Wenn ein Auftraggeber dir eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei schickt, musst du sie akzeptieren können. Die meisten modernen E-Mail-Clients und Buchhaltungstools machen das automatisch.
Bis 2027/2028: Deine ausgehenden Rechnungen müssen im konformen Format sein. Wenn dein Rechnungsprogramm das bereits erzeugt, brauchst du nichts zu tun.
Außerhalb Deutschlands: Halte die Ankündigungen deines Landes im Blick. Die EU-ViDA-Timeline sieht grenzüberschreitende E-Rechnungen bis 2030 vor, nationale B2B-Pflichten kommen nach eigenem Zeitplan.
In Billino
Jede Rechnung, die Billino erstellt, ist automatisch eine konforme Factur-X-/ZUGFeRD-E-Rechnung im Profil EN 16931 (Comfort) — der vollständige europäische Standard. Du änderst nichts an deiner Arbeitsweise; die Datei ist beim Export bereits konform.
