Eine unbezahlte Rechnung bedeutet nicht, dass du das Geld nicht bekommst — meistens hat jemand in der Buchhaltung des Auftraggebers die Rechnung übersehen oder sie steckt in einer Freigabeschleife. Eine strukturierte Abfolge löst die meisten Fälle ohne Konflikt und ohne Anwalt.
Vorher prüfen
Ist die Fälligkeit wirklich abgelaufen? Manche Rechnungen haben 30 Tage Zahlungsziel und das ist noch nicht um. Wurde die Rechnung an die richtige E-Mail-Adresse oder das richtige Einkaufsportal geschickt? Stimmt der genaue Firmenname auf der Rechnung mit dem im System des Auftraggebers überein? Einige Buchhaltungsabteilungen lehnen Rechnungen ab, wenn der Empfängername nicht exakt mit der Bestellung übereinstimmt.
Wenn alles stimmt und die Frist überschritten ist, beginne die Abfolge.
Schritt 1: Zahlungserinnerung (1–3 Tage nach Fälligkeit)
Kurz, sachlich, kein Vorwurf. Die meisten Verzögerungen zu diesem Zeitpunkt sind unbeabsichtigt.
Betreff: Rechnung Nr. 2026-042 — Zahlungserinnerung
Guten Tag [Name], ich möchte kurz an Rechnung Nr. 2026-042 über [Betrag] erinnern, fällig am [Datum]. Falls du noch etwas von mir benötigst, um die Zahlung zu veranlassen, melde dich gerne — die Bankverbindung findest du im Original-PDF.
Die meisten Rechnungen werden nach dieser einen Nachricht bezahlt. Warte 5–7 Werktage, bevor du eskalierst.
Schritt 2: Erste Mahnung (7–14 Tage nach Zahlungserinnerung)
Die Mahnung ist ein förmliches Dokument. Setze eine klare Frist und weise auf dein Recht auf Verzugszinsen hin.
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit mahne ich die Begleichung meiner Rechnung Nr. 2026-042 (ausgestellt am [Datum], fällig am [Datum]) über [Betrag] an. Die Zahlung ist nunmehr [X] Tage überfällig.
Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis zum [Datum — 7 Tage ab heute] auf folgendes Konto: [IBAN, BIC].
Gemäß §288 BGB bin ich ab Fälligkeitsdatum zur Berechnung von Verzugszinsen berechtigt. Ich behalte mir vor, diese nachzufordern.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.
Schritt 3: Zweite Mahnung und Eskalation
Bleibt die erste Mahnung ohne Reaktion, setze eine letzte Frist von 7 Tagen und kündige Konsequenzen an. Danach hast du drei Wege:
Inkassobüro — für Beträge unter ca. 5.000 € meist die einfachste Option. Das Büro übernimmt die weitere Verfolgung gegen eine Provision vom Erlös. Allein die Kontaktaufnahme durch ein Inkassobüro bewegt viele Schuldner zur Zahlung.
Mahnbescheid — du kannst online über das Mahnportal einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Die Gerichtsgebühr beträgt ca. 1–2 % der Forderung. Widerspricht der Schuldner nicht innerhalb von zwei Wochen, erhältst du einen vollstreckbaren Titel und kannst einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Rechtsanwalt — ab ca. 5.000 € oder bei Ablehnung der Schuld durch den Auftraggeber lohnt sich ein Anwalt für Forderungseinzug. Die Kosten trägt im Erfolgsfall meist der Schuldner (§286 BGB).
Was du zusätzlich berechnen kannst
Bei B2B-Forderungen in Deutschland:
- Gesetzliche Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz ab dem ersten Tag nach Fälligkeit (§288 Abs. 2 BGB) — ohne vorherige Mahnung
- Pauschale von 40 € je Rechnung als Erstattung der Beitreibungskosten (§288 Abs. 5 BGB)
- Angemessene Inkasso- und Rechtsanwaltskosten
Diese Ansprüche bestehen von Gesetzes wegen — sie müssen nicht im Vertrag vereinbart oder auf der Rechnung genannt sein.
Wie lange du Zeit hast
Die reguläre Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§195 BGB), gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt am 31. Dezember 2029.
In Billino
Jede Billino-Rechnung ist ein vollständiges PDF mit deiner Bankverbindung. Wenn du mahnst, schick einfach das Original-PDF erneut mit — dein Auftraggeber hat alles, was er zur Zahlung braucht, ohne dich nochmals fragen zu müssen.
