Sich als Freiberufler:in in Deutschland anzumelden ist deutlich einfacher als eine Firma zu gründen — kein Notar, kein Handelsregister, oft nicht mal eine Gebühr. Aber einen Schritt kannst du nicht überspringen: Bevor du die erste Rechnung schreibst, muss das Finanzamt Bescheid wissen.
Schritt 1 — Klären: Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r?
Das entscheidet, bei welcher Behörde du dich anmeldest. Freiberufler:innen (freie Berufe nach §18 EStG — Autor:innen, Designer:innen, Berater:innen, IT-Spezialist:innen, Therapeut:innen und Ähnliche) melden sich direkt beim Finanzamt an. Gewerbetreibende (wer Waren verkauft oder einen gewerblichen Dienst anbietet) müssen sich zuerst beim Gewerbeamt anmelden — das leitet die Daten automatisch ans Finanzamt weiter.
Falls du unsicher bist, welcher Fall auf dich zutrifft, lies zuerst unseren Guide Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r, bevor du irgendetwas einreichst — eine falsche Einordnung bedeutet später eine erneute Anmeldung.
Schritt 2 — Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
Mit diesem Fragebogen legt das Finanzamt deine Steuerakte an. Reiche ihn über ELSTER (elster.de) ein, das offizielle Online-Portal der Finanzverwaltung — Papierformulare werden zwar noch akzeptiert, aber ELSTER ist schneller und kostenlos.
Du brauchst folgende Angaben:
- Deine persönlichen Daten und deine bereits vorhandene Steuer-Identifikationsnummer (die IdNr., die du bei der Anmeldung deines Wohnsitzes erhalten hast — nicht zu verwechseln mit einer Steuernummer für dein Gewerbe oder deine Freiberuflichkeit)
- Das Datum, an dem du deine Tätigkeit aufgenommen hast oder aufnehmen wirst
- Eine Beschreibung deiner Tätigkeit
- Eine Schätzung deines erwarteten Gewinns für das laufende und das folgende Jahr
- Deine Bankverbindung
- Ob du zur Umsatzsteuer optieren möchtest (“Regelbesteuerung”) oder die Kleinunternehmerregelung nutzen willst (siehe unten)
Dauer: Das Finanzamt vergibt deine Steuernummer in der Regel innerhalb von ein bis vier Wochen. Du darfst schon vorher arbeiten und Rechnungen stellen — solltest du bereits eine Rechnung ohne Steuernummer geschrieben haben, schickst du einfach eine korrigierte Version nach, sobald sie da ist.
Schritt 3 — Entscheiden: Kleinunternehmer:in oder Regelbesteuerung
Liegt dein Umsatz im laufenden Jahr unter 25.000 € und bleibt er im Folgejahr voraussichtlich unter 100.000 €, kannst du dich als Kleinunternehmer:in (§19 UStG) einstufen lassen. Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben, und jede Rechnung enthält einen Hinweis auf die Befreiung.
Erwartest du, diese Grenzen zu überschreiten, oder möchtest du dir Vorsteuer auf Betriebsausgaben erstatten lassen (häufig relevant, wenn du am Anfang viel Ausrüstung kaufst), optiere stattdessen zur Regelbesteuerung. Das ist eine Angabe im Fragebogen — ein späterer Wechsel ist möglich, allerdings bist du nach der Option zur Regelbesteuerung fünf Jahre daran gebunden.
Schritt 4 — Kranken- und Rentenversicherung, bevor sie nötig werden
Die Anmeldung beim Finanzamt meldet dich nicht automatisch bei der Kranken- oder Rentenversicherung an — das musst du separat selbst erledigen:
- Krankenversicherung — als Freiberufler:in wählst du zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung (einkommensabhängiger Beitrag) und der privaten Krankenversicherung (günstiger, wenn du jung und gesund bist, aber später schwerer zu verlassen). Wende dich direkt an deine Krankenkasse — das Finanzamt ist hier nicht zuständig.
- Rentenversicherung — die meisten Freiberufler:innen sind nicht rentenversicherungspflichtig, mit Ausnahmen für bestimmte Berufe (Lehrer:innen, Hebammen, einige Handwerksberufe und — wichtig — viele selbstständige IT-Berater:innen, die überwiegend für einen einzigen Auftraggeber arbeiten und als “arbeitnehmerähnliche Selbstständige” gelten können). Prüfe deinen konkreten Berufsstatus, falls unklar.
- Künstler:innen und Autor:innen — bei künstlerischer, musikalischer, schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit lohnt sich ein Blick auf die Künstlersozialkasse (KSK), die die Hälfte deiner Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge übernimmt.
Was du als Freiberufler:in nicht brauchst
- Keinen Gewerbeschein
- Keinen Eintrag ins Handelsregister
- Keine verpflichtende IHK-Mitgliedschaft
- Kein Mindestkapital
Das gilt nur für Gewerbetreibende und Kapitalgesellschaften — siehe unseren Guide zur Gründung einer GmbH oder UG, falls du stattdessen eine Firma gründen möchtest.
Zeitplan im Überblick
| Schritt | Übliche Dauer |
|---|---|
| Fragebogen über ELSTER einreichen | Am selben Tag |
| Steuernummer wird vergeben | 1–4 Wochen |
| Krankenversicherung wechseln/anmelden | 1–2 Wochen |
| KSK-Antrag (falls zutreffend) | 4–8 Wochen bis zur Entscheidung |
Du darfst rechtlich schon arbeiten und Rechnungen stellen, sobald du den Fragebogen eingereicht hast — du musst nicht auf die Steuernummer warten, bevor du deinen ersten Auftrag annimmst.
In Billino
Sobald du deine Steuernummer hast, trag sie in dein Absenderprofil ein — sie erscheint dann automatisch auf jeder Rechnung. Bist du als Kleinunternehmer:in gemeldet, aktiviere diese Option in deinem Profil, und Billino fügt den vorgeschriebenen §19-UStG-Hinweis ohne manuelle Bearbeitung auf jede Rechnung ein.
