Ist Ihr Unternehmen eine eingetragene Gesellschaft — eine GmbH, eine UG, eine österreichische GmbH oder eine zypriotische Ltd — verlangt das Gesetz mehr auf Ihren Rechnungen als Name und Anschrift. Fehlende Registerdaten machen eine Rechnung formal fehlerhaft und können in Deutschland sogar ein Zwangsgeld nach sich ziehen. Dieser Leitfaden listet auf, was in welchem Land vorgeschrieben ist.
Die Übersicht
| Land | Pflichtangaben auf jeder Rechnung |
|---|---|
| Deutschland | Handelsregisternummer, Registergericht, alle Geschäftsführer |
| Österreich | Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht, Sitz |
| Zypern | Registrierungsnummer (HE-Nummer) |
| USA | Keine Registerdaten erforderlich |
Freiberufler und Einzelunternehmer sind nicht betroffen — diese Pflichten gelten nur für Gesellschaften, die in ein Register eingetragen sind.
Deutschland: § 35a GmbHG
Eine GmbH (und eine UG) muss auf allen Geschäftsbriefen — Rechnungen eingeschlossen — angeben:
- Die vollständige Firma exakt wie eingetragen, inklusive Rechtsformzusatz. Eine UG muss „UG (haftungsbeschränkt)” ausschreiben — eine Abkürzung ist unzulässig.
- Den Sitz der Gesellschaft.
- Das Registergericht und die Handelsregisternummer (z. B. Amtsgericht München, HRB 12345).
- Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat mit Vorsitzendem, auch diesen.
Für die AG gilt die entsprechende Pflicht aus § 80 AktG: alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats.
Österreich: § 14 UGB
Im Firmenbuch eingetragene Gesellschaften müssen auf Geschäftspapieren angeben:
- Firma und Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- Firmenbuchnummer (FN) und Firmenbuchgericht (z. B. FN 123456a, Handelsgericht Wien)
Anders als in Deutschland müssen Geschäftsführer nicht auf der Rechnung stehen.
Zypern: Companies Law, Cap. 113
Eine zypriotische Ltd muss ihre vom Registrar of Companies vergebene Registrierungsnummer — die HE-Nummer (z. B. HE 123456) — zusammen mit dem eingetragenen Namen auf Geschäftskorrespondenz und Rechnungen führen. Ein Registergericht gibt es nicht; Direktoren müssen nicht genannt werden.
USA
Es gibt keine bundes- oder einzelstaatliche Pflicht, Gründungsdaten auf Rechnungen zu drucken. Sie können Ihre State File Number angeben, wenn ein Kunde danach fragt — gesetzlich verlangt wird über die Identifikation Ihres Unternehmens hinaus nichts.
Wohin auf der Rechnung?
Registerdaten stehen üblicherweise in der Fußzeile, neben Steuernummern und Bankverbindung — nicht im Briefkopf. Rechtlich entscheidend ist nur, dass sie irgendwo auf dem Dokument erscheinen.
So macht es Billino
Stellen Sie in Ihrem Absenderprofil die Unternehmensform auf Unternehmen / Kapitalgesellschaft — Billino blendet dann die Registerfelder für Ihr Land ein: Handelsregisternummer, Registergericht und Geschäftsführung, wo erforderlich. Die Angaben erscheinen automatisch in der Rechnungsfußzeile, und in Deutschland, Österreich und Zypern verhindert Billino die Ausstellung, solange Pflichtfelder leer sind.
