Wer mit einem:einer deutschen Steuerberater:in arbeitet, hat den Begriff “DATEV” wahrscheinlich schon gehört, ohne dass je erklärt wurde, was das eigentlich ist. Kurz gesagt: Es ist die Software, mit der fast jede deutsche Steuerkanzlei arbeitet — und das verändert, was dein:e Steuerberater:in von dir erwartet.
Was DATEV eigentlich ist
Die DATEV eG ist eine von Steuerberater:innen gegründete Genossenschaft, deren Buchhaltungssoftware — DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf Kanzleiseite, DATEV Unternehmen Online auf Mandantenseite — der De-facto-Standard in der deutschen Buchführung ist. Die überwiegende Mehrheit der deutschen Steuerkanzleien führt die Mandantenbuchhaltung darüber. Hast du eine deutsche Steuerberatung, landen deine Rechnungen mit hoher Wahrscheinlichkeit auf die eine oder andere Weise in DATEV.
Warum das für dich wichtig ist
Deine Steuerberatung will keinen Ordner voller PDF-Rechnungen. Sie will Daten, die sich direkt in die Mandantenbuchführung importieren lassen, ohne jede Zeile — Datum, Betrag, Umsatzsteuerbehandlung, Konto, Gegenkonto — manuell abzutippen. Ein Stapel PDFs bedeutet, dass jemand (oft nach Stunden abgerechnet) jede Buchung von Hand erfasst.
Übergibst du stattdessen einen sauber strukturierten DATEV-Format-CSV-Export, landen genau diese Daten über den Import-Assistenten von DATEV direkt in der Software — keine manuelle Erfassung, weniger Übertragungsfehler, und ein geringerer Anteil deiner Buchhaltungskosten geht für Abtipparbeit drauf.
Was “DATEV-Format” technisch bedeutet
Es handelt sich um eine CSV-Datei mit der von DATEV definierten Spaltenstruktur — die konkreten Felder, die Reihenfolge und die Kodierung, die der DATEV-Import-Assistent erwartet (Buchungsdatum, Betrag, USt-Schlüssel, Konto- und Gegenkontoreferenzen und so weiter). Das ist kein Live-Sync und keine API-Anbindung an die DATEV-Server — es ist eine Datei, die du einmal pro Zeitraum erzeugst und weitergibst, entweder direkt an deine Steuerberatung oder, falls du selbst Zugang zu DATEV Unternehmen Online hast, in deine eigene Instanz importierst.
Das unterscheidet sich deutlich von Software, die eine “DATEV-Integration” über eine direkte API bewirbt — für die meisten Freiberufler:innen und kleinen Unternehmen erreicht eine korrekt formatierte Exportdatei das gleiche praktische Ergebnis (die Software deiner Steuerberatung liest deine Daten ohne erneute Eingabe) bei deutlich geringerer Komplexität.
Was du mit der Datei machst
- Exportiere die Datei für den Zeitraum, den deine Steuerberatung braucht (meist quartalsweise oder einmal jährlich zur Steuererklärung)
- Schick sie an deine Steuerberatung, wie du jedes andere Dokument auch verschickst — ein E-Mail-Anhang reicht üblicherweise
- Nutzt du selbst DATEV Unternehmen Online, lädst du die Datei direkt hoch
Frag einmal bei deiner Steuerberatung nach, ob sie den DATEV-Format-Export konkret möchte oder ob ein einfaches Buchungsjournal reicht — manche kleineren Kanzleien sind da flexibel, die meisten bevorzugen aber die DATEV-Datei, weil ihre Software darauf ausgelegt ist.
In Billino
Der Compliance-Export von Billino — im Web-Dashboard unter Einstellungen → Compliance, oder im entsprechenden Bereich der mobilen App — erzeugt für jeden gewählten Zeitraum eine Datei im Format DATEV-Buchungsstapel (EXTF), zusammen mit einem allgemeinen Buchungsjournal als CSV und deinen Rechnungs-PDFs. Keine Einrichtung von Berater- oder Mandantennummer nötig: Wähle ein Profil mit deutschem Sitz und einen Zeitraum, und die Datei ist bereit, direkt an deine Steuerberatung zu gehen.
