Die deutsche E-Rechnungspflicht nennt zwei Formatnamen — ZUGFeRD und XRechnung —, und die meisten Erklärungen machen nicht klar, dass beide unterschiedliche Probleme für unterschiedliche Empfänger lösen. Wird das verwechselt, landet entweder das falsche Format bei einer Behörde, oder es wird für eine Anforderung überbaut, die gar nicht besteht.
Der zentrale Unterschied
ZUGFeRD (und sein französisch-europäisches Pendant Factur-X) ist ein Hybridformat: ein ganz normal aussehendes PDF mit eingebetteter, maschinenlesbarer XML-Datei. Öffnet ein Mensch die Datei, sieht er eine ganz normale Rechnung; verarbeitet eine Buchhaltungssoftware sie, liest sie die strukturierten Daten automatisch aus. Es ist für B2B und B2C gedacht — dieselbe Datei funktioniert für jeden Empfänger, Mensch oder Software.
XRechnung ist reines XML — es gibt keine visuelle PDF-Ebene. Niemand öffnet und liest diese Datei; sie existiert ausschließlich zur maschinellen Verarbeitung. Sie wurde speziell für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) in Deutschland entwickelt und ist seit 2020 verpflichtend für Rechnungen an die meisten Bundes- und viele Landesbehörden.
Beide basieren auf demselben europäischen Kern: dem semantischen Datenmodell EN 16931. Der Unterschied liegt im Behälter, nicht in der zugrunde liegenden Steuerlogik.
Die Profile von ZUGFeRD
ZUGFeRD definiert mehrere Profile, jedes mit mehr Daten als das vorherige:
| Profil | Enthält |
|---|---|
| Minimum | Nur Zahlungsdaten, keine Positionen |
| Basic WL | Summen auf Kopfebene, keine vollständige Positionsauflösung |
| Basic | Teilweise Positionsdetails |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständige Steuerdetails je Position, vollständige Zahlungsbedingungen, vollständige Adressen |
| Extended | Alles aus Comfort, plus zusätzliche Felder, die für XRechnung benötigt werden |
Für gewöhnliche B2B-Rechnungen — das Niveau, das die deutsche Pflicht und Buchhaltungssysteme wie DATEV verlangen — ist das Profil EN 16931 / Comfort das relevante. Es ist das vollständigste Profil unterhalb von Extended und erfüllt die Sendepflicht ab 2027/2028 für Kund:innen im privaten Sektor.
Wann du wirklich XRechnung brauchst
Nur, wenn dein:e Kund:in eine deutsche Behörde ist — ein Bundesministerium, die meisten Landesverwaltungen, oder eine öffentliche Stelle, die B2G-Rechnungen verlangt. In diesem Fall:
- Muss die Rechnung konkret im Format XRechnung vorliegen, nicht als ZUGFeRD
- Brauchst du eine Leitweg-ID von der Behörde — einen Routing-Code, der dem empfangenden System sagt, zu welcher Abteilung die Rechnung gehört
- Erfolgt die Einreichung meist über ein dediziertes Portal (etwa die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, ZRE) oder das Peppol-Netzwerk, nicht als einfacher E-Mail-Anhang
Hast du noch nie direkt an eine Behörde fakturiert, brauchst du mit hoher Wahrscheinlichkeit kein XRechnung. Freiberufler:innen und kleine Unternehmen, deren Kund:innen andere Firmen oder Privatpersonen sind, sind klar im ZUGFeRD/Factur-X-Bereich.
Die praktische Faustregel
- Rechnung an ein Unternehmen oder eine Privatperson → ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931 (Comfort)
- Rechnung direkt an eine deutsche Bundes- oder Landesbehörde → XRechnung, mit Leitweg-ID von dieser Behörde
Für den größeren Zusammenhang — was die E-Rechnungspflicht insgesamt verlangt und bis wann — siehe unseren Guide Was ist E-Rechnung.
In Billino
Jede Rechnung, die Billino erstellt, ist automatisch eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei im Profil EN 16931 (Comfort) — das Format, das die überwiegende Mehrheit der B2B-Rechnungsstellung von Freiberufler:innen und kleinen Unternehmen abdeckt und die Pflicht für den privaten Sektor erfüllt, ohne dass du etwas anders machen musst. Willst du prüfen, ob eine bestimmte Datei — deine eigene oder eine, die dir ein:e Kund:in geschickt hat, auch eine XRechnung-XML — tatsächlich dem EN-16931-Standard entspricht, nutze den kostenlosen E-Rechnungs-Validator für einen feldweisen Compliance-Bericht.
