Viele nehmen an, dass auf professionellen Rechnungen immer Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Das stimmt nicht. Es gibt mehrere Situationen, in denen eine Rechnung ohne Umsatzsteuer — oder ohne USt-Zeile überhaupt — nicht nur erlaubt, sondern vorgeschrieben ist. Zu wissen, welche Situation auf dich zutrifft, verhindert sowohl das Überberechnen von Kunden als auch das Nichteinziehen von Steuer, für die du haftest.
1. Du liegst unter der Registrierungsgrenze
Das ist der häufigste Grund für Kleinunternehmer und Freiberufler, Rechnungen ohne Umsatzsteuer auszustellen. Jedes EU-Land legt eine jährliche Umsatzschwelle fest, unterhalb derer du nicht für die Umsatzsteuer registriert sein musst — und sie daher auch nicht berechnen darfst.
| Land | Schwelle (ca.) |
|---|---|
| Deutschland | 25.000 € |
| Österreich | 42.000 € |
| Griechenland | 10.000 € |
| Frankreich | 37.500 € (Dienstleistungen) |
| Großbritannien | 90.000 £ |
Unterhalb der Schwelle: nur den Nettobetrag in Rechnung stellen, keine USt-Zeile. In Deutschland ist auf jeder Rechnung der Hinweis Pflicht:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
Andere Länder haben ähnliche Offenlegungspflichten. Sobald du die Schwelle überschreitest, musst du dich registrieren und ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer berechnen — nicht erst am Jahresende.
2. Steuerschuldumkehr (EU-B2B)
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und eine Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land stellst, berechnest du keine Umsatzsteuer. Der Käufer erklärt sie in seinem eigenen Land im Rahmen der Steuerschuldumkehr. Deine Rechnung weist 0 % USt. aus und enthält den Hinweis, dass der Leistungsempfänger steuerpflichtig ist.
Voraussetzungen:
- Du bist umsatzsteuerlich registriert
- Dein Kunde ist umsatzsteuerlich registriert (Überprüfung über EU-VIES)
- Dein Kunde befindet sich in einem anderen EU-Mitgliedsstaat
Den vollständigen Ablauf erklärt unser Leitfaden zur grenzüberschreitenden Umsatzsteuer.
3. Export außerhalb der EU
Wenn du Dienstleistungen oder Waren an einen Käufer außerhalb der EU erbringst, fällt keine EU-Umsatzsteuer an. Dienstleistungen gelten als am Ort des Empfängers erbracht — außerhalb des EU-Steuergebiets. Waren, die außerhalb der EU exportiert werden, sind steuerbefreit.
Für Dienstleistungen: Belege aufbewahren, dass der Kunde außerhalb der EU ansässig ist (Vertrag mit Adresse, Handelsregisterauszug, Überweisungsbelege aus dem Nicht-EU-Ausland).
Für Waren: Zollausfuhrdokumentation ist dein Nachweis.
4. Nullsatz-Leistungen
Manche Leistungen sind mit Nullsatz belegt — sie fallen innerhalb des Umsatzsteuersystems (du musst sie melden), der Satz beträgt aber 0 %. Das unterscheidet sich von steuerfreien oder nicht steuerbaren Umsätzen. Der Nullsatz ist länderspezifisch und gilt typischerweise für:
- Exportierte Waren
- Bestimmte Lebensmittel in manchen Ländern
- Kinderbekleidung im Vereinigten Königreich
- Gedruckte Bücher in mehreren EU-Ländern
Beim Nullsatz berechnest du 0 % USt. und weist es als Zeile auf der Rechnung aus. Du bist weiterhin umsatzsteuerlich registriert und meldest diese Umsätze deiner Steuerbehörde.
5. Steuerfreie Leistungen
Manche Dienstleistungen sind gesetzlich umsatzsteuerbefreit — Umsatzsteuer ist schlicht kein Teil der Transaktion. Häufige steuerfreie Kategorien in der EU:
- Medizinische und gesundheitliche Dienstleistungen
- Bildungsleistungen (abhängig von Anbieter und Art)
- Finanzdienstleistungen
- Versicherungsleistungen
- Vermietung von Wohnraum
Wer vollständig oder überwiegend in einem steuerbefreiten Bereich tätig ist, kann sich unter Umständen gar nicht für die Umsatzsteuer registrieren — was auch bedeutet, dass die Vorsteuer aus eigenen Einkäufen nicht abgezogen werden kann. Wer steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze mischt, steht vor komplexen Regelungen; hier lohnt eine Beratung.
6. Innergemeinschaftliche Warenlieferungen (EU-B2B)
Wie bei Dienstleistungen ist auch die Lieferung von Waren an ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen in einem anderen EU-Land auf deiner Seite nullsatzpflichtig (der Käufer erklärt den innergemeinschaftlichen Erwerb in seinem Land). Gleiche Anforderungen gelten: gültige USt-IdNr. des Kunden, Nachweis des Transports in ein anderes EU-Land.
Welche Belege du aufbewahren musst
Unabhängig vom Grund: Alle Nachweise aufbewahren.
| Situation | Aufzubewahrende Unterlagen |
|---|---|
| Unter der Schwelle | Jahresumsatznachweise, die belegen, dass du darunter liegst |
| Steuerschuldumkehr | Bestätigte USt-IdNr. des Kunden (VIES-Ausdruck vom Rechnungsdatum) |
| Export außerhalb der EU | Verträge mit Kundenadresse, Kontoauszüge, Zollpapiere |
| Nullsatz | Bestätigung der nationalen Steuerbehörde zur Kategorie |
| Steuerbefreiung | Berufsrechtliche Einordnung oder gesetzliche Grundlage |
In Billino
Jedes Szenario, in dem keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf, wird automatisch erkannt — du konfigurierst keine Steuerregeln von Rechnung zu Rechnung.
Kleinunternehmer: Aktiviere die Kleinunternehmer-Option in deinem Absenderprofil. Jede Rechnung wird mit 0 % Steuer ausgestellt und der gesetzlich vorgeschriebene §-19-UStG-Hinweis (oder das entsprechende Pendant in deinem Steuergebiet) wird automatisch eingefügt.
Steuerschuldumkehr (EU-B2B): Lege den Empfänger mit seinem Land an und markiere ihn als Unternehmen. Erkennt Billino eine grenzüberschreitende EU-B2B-Transaktion, klassifiziert es sie als Steuerschuldumkehr, setzt die Steuer auf 0 % und fügt den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)” automatisch auf der Rechnung ein.
Außerhalb der EU: Lege den Empfänger mit seinem Nicht-EU-Land an. Billino klassifiziert die Transaktion als International, wendet 0 % Steuer an und ergänzt den Ausfuhrlieferungs-Hinweis automatisch.
Steuerbefreite Leistungen: Billino erstellt eine Netto-Rechnung ohne Steuerkategorie, wenn am Artikel keine Kategorie hinterlegt ist.
In allen Fällen ist das Ergebnis eine korrekt formatierte, gesetzeskonforme Rechnung. Du gibst lediglich an, wen du fakturierst und was du verkaufst — Billino kümmert sich um den Rest.
